Wie Bürokratie den Wirtschaftsstandort Deutschland beeinflusst

Bürokratie bezeichnet ein System von Regeln, Vorschriften und Verwaltungsabläufen, durch das staatliche oder organisatorische Aufgaben geregelt werden. Der Begriff „Bürokratie“ stammt aus dem vorrevolutionären Frankreich: Der Ökonom Vincent de Gournay prägte ihn, um die „Herrschaft aus den Büros heraus“ zu kritisieren.

Studie: Kulturelle Ursachen der Überbürokratisierung, 2025, S. 5

Die deutsche Verwaltung gilt typischerweise als legalistisch – geprägt von der Rechtsstaatstradition, die aus der Entwicklung der preußischen Verwaltung hervorging. Max Weber formte zu Beginn des 20. Jahrhunderts die legal-rationale Herrschaft, die auf Rechtsstaat und Bürokratie basiert, zum Idealbild moderner Verwaltung.

Die zentralen Werte der Rechtstradition und damit der Bürokratie sind:

• die Regelgebundenheit des Verwaltungshandelns
• feste Hierarchien und klare Arbeitsteilung
• Verschriftlichung der Verwaltungsvorgänge und Nachvollziehbarkeit
• Neutralität und Fachlichkeit der Verwaltung

Gesichert werden diese Werte traditionell durch eine horizontal und vertikal gegliederte fachlich geschulte Bürokratie, in der die Verantwortlichkeit hierarchisch organisiert ist (vgl. ebd., S. 11).

Bürokratie oder die deutsche, legalistische Verwaltungskultur bildet die Grundlage eines rechtsstaatlichen Systems, das berechenbare und faire Rahmenbedingungen für unternehmerisches und privates Handeln schafft. Sie ergibt sich aus dem staatlichen Steuerungsanspruch und der Rechtsstaatlichkeit.

Studie: Kulturelle Ursachen der Überbürokratisierung, 2025, S. 48

Gleichzeitig liegt darin eine Herausforderung: Die rechtsstaatliche Verwaltungskultur ist zwar unverzichtbar, bildet aber auch eine Keimzelle für Überregulierung und Dysfunktionalität (vgl. ebd.). Dann entsteht ein „zu viel“ an Bürokratie.

In modernen Diskursen hat Bürokratie deshalb oft einen negativen Klang. Der Begriff dient dann dazu, Langsamkeit, Formalismus und Hierarchie in der öffentlichen Verwaltung zu kritisieren (vgl. ebd., S. 5).

Nicht ohne Grund gaben 2024 knapp über 90 Prozent der befragten Familienunternehmen an, die Bürokratiebelastung sei seit 2022 gestiegen oder stark gestiegen. Besonders betroffen sind das produzierende Gewerbe, der Handel und das Gastgewerbe.

Studie: Bürokratie als Wachstumsbremse: Bestandsaufnahme und Reformansätze, 2024, S. VII ff.

Konkrete Beispiele bürokratischer Tätigkeiten ergeben sich zum Beispiel durch

• Dokumentations- und Meldepflichten, wie dem ESG-Reporting oder der Meldung sozialversicherungspflichtig Beschäftigter,
• Genehmigungsverfahren,
• Kennzeichnungspflichten, wie das Energielabel für Elektrogeräte,
• die Mitwirkung bei Kontrollen, wie zum Beispiel die Außenprüfung durch das Finanzamt,
• die Einhaltung gesetzlich vorgeschriebener technischer Mindeststandards,
• Vorgaben bezüglich des Arbeits- und Tierschutzes.

Studie: Kulturelle Ursachen der Überbürokratisierung, 2025, S. 6

Studie: Leitfaden für Legistinnen und Legisten, 2026, S. 8 ff.

In Deutschland bremsen beispielsweise langwierige und aufwendige Genehmigungsverfahren Familienunternehmen erheblich aus. Oft vergehen Jahre, bis nach öffentlichen Anhörungen und Beteiligungen überhaupt Bebauungspläne beschlossen werden. Erst danach beginnt das eigentliche Baugenehmigungsverfahren. Besonders bei dringend benötigten Infrastruktur- und Großprojekten, etwa dem Bau eines neuen Fabrikgebäudes, verstreicht so wertvolle Zeit. Die Verzögerungen führen häufig zu hohen Kosten, die die Unternehmen tragen müssen.

Studie: Kulturelle Ursachen der Überbürokratisierung, 2025, S. 24 ff.

Viele Unternehmen klagen zudem über die stark gestiegene Bürokratie durch internationale Berichtspflichten wie das ESG-Reporting. Diese treiben die Kosten in die Höhe, da sie zusätzliches Personal und externe Berater erfordern. Geld, das die Firmen lieber in Investitionen stecken würden. Eine Unternehmensbefragung aus dem Jahr 2024 zeigt: Fast die Hälfte der befragten Familienunternehmen (46,8 Prozent) hat Investitionen wegen der Bürokratie zuletzt aufgeschoben.

Studie: Europa zukunftsfähig machen, 2025, S. 73

Studie: Bürokratie als Wachstumsbremse: Bestandsaufnahme und Reformansätze, 2024, S. 35 ff.

Eine weitere Quelle bürokratischer Belastungen ist die Komplexität der deutschen Steuergesetzgebung. In einer Umfrage aus dem Jahr 2025 unter 1.705 Unternehmen, darunter 1.359 Familienunternehmen, bewerteten rund 80 Prozent der Befragten den Steuerstandort Deutschland als unattraktiv oder sehr unattraktiv.

Besonders stark belasten die Unternehmen aus ihrer Sicht die Abgaben auf Arbeit. Für mehr als vier von fünf Betrieben sind sie das entscheidende Wettbewerbshemmnis. Im Fokus der befragten Unternehmen stehen deshalb neben dem Abbau administrativer Komplexität eine international wettbewerbsfähige Unternehmensbesteuerung.

Studie: Steuerstandort Deutschland unter Stress: Reformprioritäten der Wirtschaft, 2025, S. V

Zusammenfassend verstärken folgende Faktoren und Beispiele das Gefühl der Überbürokratisierung:

• Vorschriften, die für sich genommen als gehaltlos angesehen werden, etwa in vielen Bereichen das Schriftformerfordernis oder die A1-Bescheinigung

• eine zu große Menge an Vorschriften, die zu detailliert, teils widersprüchlich und inhaltlich nicht nachvollziehbar sind

• ausufernde Monitoring- und Dokumentationspflichten, wie etwa infolge des Lieferkettengesetzes oder der CSR-Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung

• Berichtspflichten im Zusammenhang mit der Erhebung und Weitergabe von Informationen für statistische Zwecke

• Aufwendige Antragsverfahren, die eine Vielzahl von Nachweisen, Gutachten und Ähnliches erfordern, wie etwa bei Baugenehmigungen, aber auch bei vielen Sozialleistungen

• die Dauer von Verwaltungsverfahren, insbesondere bei Genehmigungen

Studie: Kulturelle Ursachen der Überbürokratisierung, 2025, S. 9

Eine Umfrage unter 1800 Unternehmen verschiedener Größen und Branchen, darunter 1400 Familienbetriebe, zeigt: Der Aufwand für externe Bürokratie – etwa durch Genehmigungsverfahren, Berichts- und Sorgfaltspflichten oder Nachweise – hängt von der Mitarbeiterzahl und der Branche ab.

Nach Beschäftigtenzahl beziehungsweise bürokratischen Aufwand pro Mitarbeiter betrachtet, lag der geringste bürokratische Aufwand pro Mitarbeiter bei den befragten Unternehmen zwischen null und fünf Minuten pro Woche. Dies galt für 32 Prozent der Familienunternehmen. Ein deutlich höherer Aufwand von 30 bis 60 Minuten pro Mitarbeiter pro Woche betraf 12 Prozent der Befragten. Mehr als 60 Minuten pro Mitarbeiter und Woche nannten 16 Prozent der Familienunternehmen als Spitzenwert.

Unabhängig von Branche und Anzahl der Mitarbeiter betrachtet, zeigte sich, dass rund drei von vier Unternehmen einen bürokratischen Aufwand von bis zu 50 Stunden pro Woche haben.

Studie: Bürokratie als Wachstumsbremse: Bestandsaufnahme und Reformansätze, 2024, S. 14 f.

Das RWI – Leibniz-Institut für Wirtschaftsforschung in Essen hat analysiert, dass die Zahl der Umweltmanager und -berater in den letzten Jahren deutlich gestiegen ist. 2024 arbeiteten rund 70 % mehr in diesem Bereich als 2013. Grund dafür sind die erweiterten europäischen Berichtspflichten durch die EU-Taxonomie und die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Sie erhöhen den Bedarf an Fachkräften für Umweltmanagement und Nachhaltigkeitsberichte.

Studie: Fachkräfte für die ökologische Transformation, Bedarfe, Engpässe und Lösungsansätze, 2026, S. 15 ff.

Die Bundesregierung erfasst und veröffentlicht seit 2006 die Folgekosten bundesrechtlicher Regelungen. Der Nationalen Normenkontrollrat als unabhängiges Kontrollgremium überprüft dies (§ 4 Normenkontrollratsgesetz, § 44 Abs. 4 Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien).

2012 hat die Bundesregierung den Bürokratiekostenindex (BKI) eingeführt. Er wird vom Statistischen Bundesamt berechnet. Dieser Index soll ebenfalls die finanzielle Belastung der Unternehmen aufgrund von Bürokratie greifbar machen. Er hat jedoch nur eine begrenzte Aussagekraft, da er die Kosten preisbereinigt darstellt.

Studie: Bürokratiefilter für den Gesetzgeber, 2025, S. 26

Sowohl die Zahlen des Normenkontrollrats als auch der BKI bilden nur einen Teil der tatsächlichen finanziellen Belastung der Unternehmen ab. Denn die jeweils erhobenen Zahlen beziehen sich ausschließlich auf bundesrechtliche Vorgaben. EU-Verordnungen, landesrechtliche Vorschriften und kommunale Regeln sind dabei nicht berücksichtigt, obwohl der EU-Rechtsrahmen die unternehmerische Praxis maßgeblich prägt.

Studie: Der Investitionsstandort Deutschland aus Sicht der Familienunternehmen, 2023, S 53

Alles in allem sind die Bürokratiekosten aufgrund von bundesrechtlichen Vorgaben im Zeitraum der Jahre 2011 bis 2023 in realen Zahlen von 40 Mrd. Euro auf 65 Mrd. Euro gestiegen.

Studie: Bürokratiefilter für den Gesetzgeber, 2025, S. 26

Im internationalen Vergleich von 21 ausgewählten OECD-Staaten, vor allem Ländern der EU sowie den USA und Japan, liegt Deutschland beim Standortfaktor Regulierung derzeit auf Platz 17 und damit im unteren Bereich des Rankings.

Deutschland schneidet beim Thema Bürokratie zudem immer schlechter ab. 2022 lag das Land noch auf Platz 15, 2018 sogar auf Platz 12. Die Bedingungen im Bereich Bürokratie und Regulierung verschlechtern sich also für Unternehmen seit Jahren stetig.

Studie: Länderindex Familienunternehmen, 2025, S. 37

Interaktive Grafik: Länderindex Familienunternehmen – Standort Deutschland im internationalen Vergleich mit Zahlen seit 2006

Seit 75 Jahren erlassen die vier Ebenen – EU, Bund, Land und Kommune – fortwährend neue Regelungen. Die einzelnen Rechtsbereiche haben sich dabei weitestgehend unabgestimmt voneinander entwickelt. Das Mehrebenensystem der Rechtssetzung bei der EU und dem Bund greift mit der Verwaltungsvollzugsebene auf Länder- und Kommunalebene nicht ineinander.

Studie: Kulturelle Ursachen der Überbürokratisierung, 2025, S. V

Die Regulierungstätigkeit der EU hat zudem in den letzten Jahren in Umfang und Dichte zugenommen. Ermöglicht wird das aufgrund der auf bestimmte Ziele ausgerichteten Kompetenzen der EU, etwa im Bereich Binnenmarkt oder Verbraucherschutz. Das Subsidiaritätsprinzip des Art. 5 Abs. 3 des Vertrages über die Europäische Union (EUV) bietet hier in der legislativen Praxis nur einen unzureichenden Schutz. In der Folge hat ein Drittel der Regulierungsgesetze seinen Ursprung in der EU.

Studie: Europa zukunftsfähig machen, 2025, S. 72

In Deutschland erfasst niemand systematisch, wie stark Bürokratie die Unternehmen belastet. Stattdessen prüfen Ministerien und ihre Ressorts dies unterschiedlich intensiv. Bei neuen Gesetzen bleiben bestehende Belastungen der Unternehmen oft unberücksichtigt, weil es an einer verlässlichen Analyse fehlt. Neue Bürokratie- und Erfüllungslasten werden zudem selten fachlich fundiert begründet und im Gesetzgebungsverfahren kaum kritisch hinterfragt.

Studie: Bürokratiefilter für den Gesetzgeber, 2025, S. 65

Ausländische Investoren suchen in der Regel nach stabilen und vorhersehbaren Geschäftsbedingungen. Ein bürokratisch überladenes System wie das in Deutschland kann dabei als riskant und unattraktiv angesehen werden.

Studie: Bürokratie als Wachstumsbremse: Bestandsaufnahme und Reformansätze, 2024, S. 1

Investoren wie auch Familienunternehmen schätzen kurze Entscheidungswege und Agilität in einem sich schnell verändernden Wettbewerbsumfeld. Wird diese unternehmerische Freiheit durch Bürokratie eingeschränkt, bremst das die Entscheidungsgeschwindigkeit und nimmt sowohl zeitliche als auch finanzielle Ressourcen in Anspruch, die an anderer Stelle benötigt werden. Beispielhaft sind hierfür lange und aufwendige Genehmigungsverfahren oder hohe Kosten für Reportings.

Studie: Europa zukunftsfähig machen, 2025, S. 73

Umfragen zeigen, dass ungefähr die Hälfte der Unternehmen Investitionen aufgrund von bürokratischen Anforderungen zuletzt zurückstellten. Außerdem planten im Jahr 2024 knapp 20% der Unternehmen, ihre Investitionen ins Ausland zu verlagern, um den bürokratischen Hürden zu entgehen. Bei größeren Unternehmen ab 250 Beschäftigten plante bereits ein Viertel, Investitionen ins Ausland zu verlagern.

Studie: Bürokratie als Wachstumsbremse: Bestandsaufnahme und Reformansätze, 2024, S. VI