Wie Bürokratie wirksam abgebaut werden kann

Unter Bürokratieabbau versteht man den – im besten Fall systemischen – Abbau übermäßiger bürokratischer Belastungen, die durch rechtliche Regelungen bzw. Verwaltungsvollzug entstehen. Dabei wird ein gesamter Rechtsbestand Schritt für Schritt überarbeitet und an den Ursachen für Überbürokratisierung angesetzt. Instrumente und Konzepte der Entbürokratisierung helfen, Bürokratielasten flächendeckend zu bereinigen. Hierbei können auch KI-basierte Ansätze zum Einsatz kommen.

Studie: Leitfaden für Legistinnen und Legisten, 2026, S. 5

Es gibt eine Vielzahl von Instrumenten für einen wirksamen Bürokratieabbau. Die Stiftung Familienunternehmen schlägt in einer ihrer neuesten Studien zum Thema Bürokratieabbau das Konzept von „Sunset-Klauseln“ vor. Mit diesen werden Rechtsvorschriften mit einem Ablaufdatum versehen. Entsprechend treten Rechtsvorschriften nach Ablauf einer bestimmten Zeit außer Kraft, es sei denn, man beschließt ausdrücklich, sie unverändert oder angepasst weiterzuführen. Sunset-Klauseln sind dann ein wirksames Instrument des Bürokratieabbaus, wenn mithilfe einer umfassenden ernsthaften Evaluierung der jeweiligen Regelung über deren Fortbestand entschieden wird.

Studie: Mut zum Gesetz auf Zeit, 2026, S. 5

Ein anderes Konzept baut auf der Idee, Regulierung von Anfang an grundrechts-konform, flexibel und verhältnismäßig zu gestalten. Unter dem Titel „Smart Regulation“ präsentiert Prof. Dr. Kay Windhorst dazu im Auftrag der Stiftung Familienunternehmen ein Modell, das auf den fünf Charakteristika „Specific“, „Measurable“, „Agile“, „Reasonable“ und „Trusted“ (S.M.A.R.T.) fußt. Auch hier spielt eine zeitliche Befristung von neuen Rechtsvorschriften, insbesondere in Form von Experimentierklauseln eine Rolle.

Studie: Smart Regulation, 2026, S. IX ff.

Alle von verschiedenen Wissenschaftlern im Auftrag der Stiftung Familienunternehmen vorgestellten Maßnahmen zum Bürokratieabbau zeigen: Deutschland braucht einen grundlegenden Wandel hin zu einer unternehmensfreundlichen Gesetzgebungs- und Verwaltungskultur. Gesetzgeber sollten die Folgen ihrer Gesetze stärker in den Mittelpunkt rücken – um Fehlentwicklungen zu korrigieren oder erfolgreiche Regulierungsinstrumente auf andere Bereiche zu übertragen. Besonders verpflichtende Praxischecks helfen dem Gesetzgeber, die konkreten Auswirkungen von Regulierung direkt mit den Betroffenen zu analysieren. Entscheidend ist, dass diese Praxischecks nicht erst beim geltenden Recht, sondern schon früh bei Gesetzesentwürfen stattfinden.

Studie: Bürokratiefilter für den Gesetzgeber, 2025, S. X

Die „One-in-one-out"-Regel besagt, dass neue Belastungen durch Gesetze oder Verordnungen nur entstehen dürfen, wenn im Gegenzug an anderer Stelle bestehende Vorschriften mit gleichem Aufwand abgeschafft werden. Die Regel wurde bereits im Jahr 2015 von der Bundesregierung eingeführt, mit dem Ziel, die Wirtschaft nicht weiter zu belasten.

Von der Regel ausgenommen war allerdings – bis zum Jahr 2025 – sämtlicher Erfüllungsaufwand aus EU-Recht, der inzwischen mehr als 50 % der Folgekosten von Regulierung ausmacht (vgl. Nationaler Normenkontrollrat). Insofern hatte die „One-in-one-out"-Regel Ausnahmen und Lücken, die dazu führten, dass die Unternehmen von echtem Bürokratieabbau noch nicht viel spüren. Dennoch empfiehlt die Wissenschaft der Politik eine konsequente Anwendung des „One-in-one-out"-Prinzips.

Studie: Kulturelle Ursachen der Überbürokratisierung, 2025, S. 47

Die Stiftung Familienunternehmen hat sowohl Familienunternehmen als auch Nicht-Familienunternehmen im Jahr 2024 gefragt, welche Reformen sie zum Abbau von Bürokratie am dringendsten vorschlagen. Heraus kam, dass die Unternehmen vor allem bei den Lieferkettensorgfaltspflichten hohen Reformbedarf sehen. Sie fordern, die Anforderungen beziehungsweise den Erfüllungsaufwand praktikabler zu gestalten.

Dringenden Reformbedarf gibt es laut der Unternehmen auch im Bereich der Genehmigungsverfahren. Hier heben sie besonders baurechtliche Vorschriften hervor und fordern grundlegende Modernisierungen. Denn lange Genehmigungsverfahren stellen für viele Unternehmen eine erhebliche Hürde dar.

An dritter Stelle priorisieren Familienunternehmen sowie Nicht-Familienunternehmen Vereinfachungen im Bereich der Steuergesetzgebung sowie bei steuerrechtlichen Verfahren. Die komplizierten Regelungen belasten sie stark, weshalb sie dringend Vereinfachungen fordern.

Studie: Bürokratie als Wachstumsbremse, S. 49 ff.

Das Omnibus-Paket zielt auf Änderungen an der Richtlinie über die Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen (Corporate Sustainability Reporting Directive, CSRD) ab, auf Änderungen an der Richtlinie über die Sorgfaltspflichten von Unternehmen im Hinblick auf Nachhaltigkeit (Corporate Sustainability Due Diligence Directive, CSDDD) und beim CO2 Grenzausgleichssystem (Carbon Adjustment Mechanism, CBAM).

Studie: Implementative Steuerung als politische Lenkung der Unternehmerfreiheit, 2025, S. 39

Im Dezember 2025 haben sich die EU-Kommission, das Europäische Parlament und die Mitgliedstaaten auf wesentliche Änderungen der CSDDD und der CSRD im Rahmen des Omnibus-Pakets I verständigt. Der entsprechende Gesetzestext wurde am 26. Februar 2026 im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht. Die Mitgliedstaaten haben nun bis Juli 2028 Zeit, die Änderungen der CSDDD, und bis März 2027, die Änderungen der CSRD in nationales Recht umzusetzen.

Vgl. Familienunternehmen setzen sich für den Klimaschutz ein, FAQ der Stiftung Familienunternehmen

Prof. Udo Di Fabio sieht in dem Paket aus wissenschaftlicher Perspektive einen ersten Schritt zu mehr Entlastung und Deregulierung im Interesse unternehmerischer Freiheit. Ob dies den Beginn einer echten regulatorischen Kehrtwende markiert oder lediglich eine halbherzige Reaktion auf wachsende Kritik an der Regulierungsdichte darstellt, wird sich nach ihm erst in den kommenden Jahren zeigen.

Studie: Implementative Steuerung als politische Lenkung der Unternehmerfreiheit, 2025, S. 39

Die Überbürokratisierung und Dysfunktionalität der deutschen Verwaltung zeigt sich besonders im Baurecht. Oft vergehen Jahre, bis ein Bebauungsplan nach umfangreichen Beteiligungsverfahren verabschiedet ist. Auch das anschließende Baugenehmigungsverfahren kostet viel Zeit und Geld, weil zahlreiche Gutachten und Nachweise nötig sind. So schildern es Mitarbeitende in Verwaltungsbehörden in einer Studie zu den kulturellen Ursachen der Überbürokratisierung.

Studie: Kulturelle Ursachen der Überbürokratisierung, 2025, S. 24 ff.

Um Genehmigungsverfahren bei Bauvorhaben zu beschleunigen, braucht Deutschland eine neue Kultur in Gesetzgebung und Verwaltung. Diese sollte auf Vertrauen in Wirtschaft und Bürger, Eigenverantwortung und pragmatische Lösungen setzen – statt auf Absicherung und Kontrolle. Dafür sind ein Wandel im Denken, besser ausgebildete Führungskräfte, eine konstruktive Fehlerkultur und stärkere Ergebnisorientierung nötig.

Studie: Kulturelle Ursachen der Überbürokratisierung, 2025, S. V ff.

KI kann dabei helfen, sich einen umfassenden Überblick über die deutsche Gesetzgebung zu verschaffen. Gerade im Bereich der Berichts- und Nachweispflichten übertrifft KI die Möglichkeiten herkömmlicher Methoden in hohem Maße. Mithilfe von KI-Agenten können Gesetze durchleuchtet und Potentiale zu deren Verbesserung aufgedeckt werden. Dafür erforderliche Prozesse können ebenfalls von KI-Agenten geplant und von ihnen unter Einbindung externer Werkzeuge durchgeführt werden. KI ermöglicht erstmals eine systemische Herangehensweise beim Bürokratieabbau, indem der gesamte Rechtsbestand auf Überbürokratisierungsindizien analysiert und Änderungsvorschläge erarbeitet werden.

Ihr größtes Potential kann KI entfalten, wenn juristische Inhalte wie Normen, Urteile, Verträge und juristische Argumentationen vektorisiert beziehungsweise in mathematisch verarbeitbare Vektoren umgewandelt werden. Das ermöglicht es Maschinen, mit rechtlichen Konzepten zu rechnen, Ähnlichkeiten oder Widersprüche zwischen Regelungen zu erkennen und fundierte Vorhersagen zu treffen. So können inhaltliche Vergleiche zwischen verschiedenen Gesetzen gezogen und Überschneidungen bereinigt werden – ein wesentlicher Beitrag zum Abbau von Bürokratie.

Studie: Leitfaden für Legistinnen und Legisten, 2026, S. 45

Das Once-Only-Prinzip bedeutet, dass Unternehmen und Bürger Daten nur einmal an die öffentliche Verwaltung übermitteln müssen. Die Behörden tauschen diese Informationen dann mit Einwilligung des Dateninhabers untereinander automatisiert aus. So entfallen wiederholte Angaben derselben Daten. Ziel ist es, Berichtspflichten, Antragsaufwand und Behördengänge zu verringern, indem man doppelte Datenübermittlungen vermeidet.

Studie: Leitfaden für Legistinnen und Legisten, 2026, S. 27

Das Once-Only-Prinzip entlastet Unternehmen und Bürger, da sie denselben Behörden nicht immer wieder die gleichen Informationen liefern müssen. Weniger doppelte Angaben sparen Zeit und Geld. Auch die öffentliche Verwaltung gewinnt: Sie kann Daten und Informationen effizienter zwischen Behörden austauschen. Dafür braucht es umfassend digitalisierte Prozesse und modernisierte Register. Nur so wird der Austausch einfacher und die Abläufe deutlich effizienter.

Studie: Bürokratie als Wachstumsbremse, 2024, S. 54

Andere EU-Länder bauen Bürokratie deutlich erfolgreicher ab als Deutschland. Das zeigt der Länderindex Familienunternehmen, der regelmäßig die Standortbedingungen für Familienunternehmen in führenden Industrienationen – auch außerhalb Europas – vergleicht. Demnach schneiden EU-Länder wie Schweden, Dänemark und Belgien bei der Regulierung klar besser ab als Deutschland. Deutschland landet nur auf Platz 17 von 21. Noch schlechter stehen Polen und Tschechien da, die in puncto Regulierung und Bürokratie die letzten Plätze belegen.

Infografik: Länderindex Familienunternehmen, 2025

Deutschland kann von verschiedenen EU-Ländern an Einzelbeispielen lernen. So ist etwa Österreich ein gutes Vorbild bei der automatisierten Übertragung von Daten vom Firmenbuch (Handelsregister) ins Transparenzregister und wendet hier das Once-Only-Prinzip erfolgreich an. 80 Prozent der österreichischen Unternehmen, deren wirtschaftliche Eigentümer bereits aus dem Firmenbuch hervorgehen, mussten somit seit Einführung des Transparenzregisters ihre Daten nicht erneut übermitteln. In Deutschland mussten sämtliche meldepflichtigen Unternehmen ihre Stammdaten, die bereits im Handelsregister vorliegen, in das vollständig neu eingerichtete Transparenzregister noch einmal eintragen, was – insbesondere bei Konzernstrukturen – zu erheblichem Mehraufwand für deutsche Unternehmen führte und immer noch führt.

Studie: Bürokratiefilter für den Gesetzgeber, 2025, S. 33 ff.

Überbordende Bürokratie ist für potenzielle Unternehmensnachfolger zunächst nicht das wichtigste Thema bei der Nachfolgeentscheidung. Sie ist aber ein Faktor, der die grundsätzlich zu beobachtende Politikverdrossenheit der NextGen beeinflusst. Auf die Frage, welchen Institutionen Nachfolger am meisten vertrauen, schneiden politische Parteien mit 24 Prozent am schlechtesten ab. Zum Vergleich: Feuerwehr und Polizei genießen mit 86 beziehungsweise 68 Prozent deutlich mehr Vertrauen.

Mehr als drei Viertel der NextGen sind zwar grundsätzlich mit der Demokratie in Deutschland zufrieden. Trotzdem hat eine große Mehrheit das Gefühl, dass die politischen Parteien die Anliegen von Familienunternehmen kaum oder gar nicht wahrnehmen. Zugleich traut die NextGen der Politik kaum zu, Probleme lösen zu können. Dazu kommt die Angst vor einer anhaltend schlechten Wirtschaftslage und steigender Armut. Sie bewegt 64 Prozent der Nachfolger.

Studie: Deutschlands nächste Unternehmergeneration, 2023, S. 46 ff.